DMS für die Baubranche
Pläne, Nachunternehmer-Rechnungen und Baustellendoku. Projektbezogen digital, mobil verfügbar, revisionssicher.
In der Baubranche entsteht die Dokumentation auf der Baustelle und nicht am Schreibtisch, fehlt aber im Zweifel genau dort. Pläne in drei Versionsständen, Nachunternehmer-Rechnungen auf dem Weg zur Freigabe, Bautagesberichte auf Zetteln, Bürgschaftsfristen, die niemand im Blick hat. Wir bringen alles in eine projektbezogene Akte – mit dem DMS Amagno und eigener Softwareentwicklung.
Referenzen aus der Baubranche
Sie kennen das.
Eine Nachunternehmer-Rechnung kommt in der Buchhaltung an. Niemand in der Zentrale kann sie prüfen – das kann nur der Bauleiter, der weiß, ob die abgerechnete Leistung auf der Baustelle wirklich erbracht wurde. Der ist aber genau da: auf der Baustelle. Also wandert die Rechnung per Mail, per Hauspost, per Rückruf hin und her. Bis die Freigabe steht, ist die Skonto-Frist abgelaufen – und niemand findet mehr das passende Aufmaß dazu.
Beim nächsten Bauvorhaben fängt das Spiel von vorn an. Und tritt zwei Jahre später ein Mangel auf, beginnt die Suche nach Bautagesbericht, Abnahmeprotokoll und dem Plan, der zum Ausführungszeitpunkt galt. Bei Bauwerken haften Sie über lange Gewährleistungszeiträume – und im Streitfall zählt, was Sie lückenlos belegen können. Genau dafür haben wir unsere DMS-Lösung für die Baubranche entwickelt.
Drei Dokumentenwelten, ein Bauvorhaben
Projektakte, Baustellendoku, kaufmännische Belege – verbunden in einem System.
Pläne mit lückenloser Versionshistorie, Baugenehmigungen, Verträge mit Bauherren und Nachunternehmern, Leistungsverzeichnisse, Aufmaße, Bürgschaften. Alles zum Bauvorhaben liegt in einer Akte – nicht in fünf Ordnern an drei Standorten. Sie produzieren immer auf Basis des aktuell freigegebenen Plans und können im Schadensfall belegen, welcher Stand zum Ausführungszeitpunkt galt.
Bautagebuch und Bautagesberichte, Mängel- und Schadensfotos, Abnahmeprotokolle, Regieberichte. Direkt von der Baustelle erfasst – per Tablet oder Smartphone, mit Foto und Datum, sofort in der richtigen Projektakte. Was dokumentiert ist, ist beweissicher; was auf dem Zettel im Bauwagen liegt, ist es nicht.
Eingangsrechnungen von Nachunternehmern und Lieferanten mit Prüf- und Freigabe-Workflow, Nachträge, Rahmenverträge mit Fristenüberwachung, Personalakten mit Qualifikations- und Unterweisungsnachweisen. In derselben Logik wie Projektakte und Baustellendoku.
Diese drei Welten sind nicht drei getrennte Systeme. Eine Nachunternehmer-Rechnung wird automatisch dem richtigen Bauvorhaben, dem zugehörigen Auftrag und dem passenden Aufmaß zugeordnet – und landet beim richtigen Bauleiter zur Freigabe. Im Gewährleistungsfall, auch Jahre später, ist die komplette Projektkette in Sekunden auffindbar.
Nachunternehmer- und Rahmenverträge mit überwachten Fristen und Bürgschaften – mehr dazu im digitalen Vertragsmanagement ›
Personalakten mit Qualifikations- und Unterweisungsnachweisen – mehr dazu in der digitalen Personalakte ›
KI-Belegverarbeitung mit filehub
Nachunternehmer-Rechnungen, Lieferscheine, Bautagesberichte: vollautomatisch klassifiziert.
Die wirklich aufwendigen Belege im Bau sind nicht die Verträge, die Sie ohnehin selbst aufsetzen. Es sind die hunderten Nachunternehmer-Rechnungen, Lieferscheine und Bautagesberichte, die aus dutzenden Quellen und von dutzenden Baustellen eintreffen, alle anders aufgebaut, alle in das richtige Bauvorhaben einsortiert werden müssen. Genau hier setzt filehub an, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: sie klassifiziert eingehende Dokumente automatisch nach Typ, liest die relevanten Werte aus, ordnet sie dem richtigen Bauvorhaben und der richtigen Position zu – und übergibt die Daten direkt vorbereitet an Rechnungsprüfung und Buchhaltung.
So funktioniert die KI-Verarbeitung
Das ist kein Standard-OCR. Das ist ein lernendes System, das mit jedem Dokument besser wird – speziell für die Belegtypen der Baubranche trainiert.
Eigene Softwareentwicklung
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Amagno ist ein leistungsfähiges deutsches DMS – aber jedes Bauunternehmen hat Sonderfälle, die ein Standardprodukt nicht abdeckt. Genau dafür haben wir die Power Tools entwickelt: eine eigene Erweiterungs-Suite, die Amagno um Funktionen ergänzt, die Sie im Alltag wirklich brauchen.
Kein Wettbewerbs-Reseller hat diese Tools. Sie bekommen sie nur bei uns – weil wir sie selbst entwickelt haben.
Compliance, die in der Branche zählt
GoBD, Gewährleistung, VOB-Nachweise – aus einer Hand abgedeckt.
Bauunternehmen leben mit besonders langen Nachweispflichten: lange Gewährleistungszeiträume für Bauwerke, dazu GoBD für die Buchhaltung und die Beweissicherung über den gesamten Projektverlauf. Unsere DMS-Lösung deckt das von Anfang an ab.
Integrationen
Ihre bestehenden Systeme bleiben – wir verbinden sie.
Bau- und Baufinanz-Software wie BRZ, BauSU, GDI und Nevaris Finance, DATEV für die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater, Outlook für die Mail-Archivierung, mobile Erfassung für die Baustelle und CAD- bzw. Plan-Formate mit Versionshistorie.
Setzen Sie eine Software ohne Standard-Schnittstelle ein, entwickeln wir sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Unsere Referenzen in der Baubranche
Rechnungsfreigabe dort, wo das Projekt-Wissen sitzt.
Bei instakorr – Spezialist für kathodischen Korrosionsschutz von Stahl in Beton – haben wir die Eingangsrechnungs-Prüfung dorthin verlagert, wo die Leistung wirklich beurteilt werden kann: auf die Ebene der Bauleitung. Dynamische Freigabe-Workflows leiten jede Rechnung an den projektverantwortlichen Bauleiter, der sie gegen die erbrachte Leistung prüft, bevor sie in die Finanzbuchhaltung übergeht – exakt auf die Projektstruktur des Unternehmens konfiguriert, kein Standard-Freigabeprozess von der Stange.
Weitere Referenzen in Vorbereitung
- wallebohr – Bauunternehmen
- Steinbach & Richter – Bauunternehmen
- Rohrleitungsbau Münster – Tief- und Rohrleitungsbau
- Adolf Grimmert – Bauunternehmen
Wie eine Einführung bei Ihnen ablaufen würde
Drei Phasen, klar getaktet.
Wir nehmen Ihre Projektstrukturen, Ihre Software-Landschaft und Ihre konkreten Schmerzpunkte auf. Welche Freigaben laufen heute über die Bauleitung, welche über die Zentrale? Wie sind Ihre Bauvorhaben in der Buchhaltung abgebildet? Output: ein konkreter Umsetzungsfahrplan mit Aufwand, Zeitplan und Schnittstellen-Liste.
Wir konfigurieren Amagno nach Ihren Projekt- und Aktenstrukturen, richten die Rechnungs-Freigabe-Workflows auf Bauleiter-Ebene ein, integrieren Ihre Bau- und Buchhaltungs-Software, schulen die Power Tools für Ihre Sonderfälle ein und binden auf Wunsch filehub für die KI-Klassifikation an.
Individuelle Schulung Ihrer Mitarbeiter auf der fertig eingerichteten Lösung – Bauleitung und Verwaltung getrennt, jeweils an den eigenen Prozessen und Belegen. Keine generischen DMS-Webinare.
Sehen Sie Ihr eigenes Bauvorhaben als digitale Projektakte – in 30 Minuten.
Kein generischer Demo-Termin mit Standardinhalten. Bringen Sie ein Beispiel mit – eine Nachunternehmer-Rechnung, ein Aufmaß, einen Planstand – und wir zeigen Ihnen live, wie das in Amagno mit Ihren Strukturen aussehen würde.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Für mittelständische Bauunternehmen mit 20 bis 300 Mitarbeitern empfehlen wir Amagno – ein in Deutschland entwickeltes DMS mit GoBD-konformer Archivierung, das projektbezogene Aktenstrukturen mit unseren Erweiterungen sauber abbildet. Im Unterschied zu Standardlösungen wie M-Files oder DocuWare bekommen Sie ein deutsches Produkt, deutsches Hosting und deutschen Support – plus individuelle Anpassungen über unsere eigene Software-Entwicklung.
Ja. Das ist einer der häufigsten Anwendungsfälle, die wir umsetzen. Eingangsrechnungen werden über dynamische Freigabe-Workflows an den projektverantwortlichen Bauleiter geleitet, der sie mobil gegen die erbrachte Leistung prüft – bevor sie in die Buchhaltung übergeht. Das verkürzt Durchlaufzeiten und schützt Skonto-Fristen.
Ja. Für die gängigen Branchensysteme haben wir Schnittstellen erprobt. Ist Ihre Software nicht in der Standardliste, entwickeln wir die Anbindung individuell – das ist seit über zehn Jahren ein zentraler Bestandteil unserer Leistung.
Bei einem mittelständischen Bauunternehmen rechnen Sie mit 8 bis 14 Wochen vom Kickoff bis zum produktiven Go-Live. Der genaue Zeitplan hängt davon ab, wie viele Bestandsdokumente migriert werden und wie tief die Anbindung an Ihre Bau- und Buchhaltungs-Software werden soll.
Ja. Amagno wird in Deutschland gehostet, alle Daten bleiben in Deutschland. Rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit-Logs und Aufbewahrungsfristen sind konfigurierbar. Die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge stellen wir bereit.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie Ihre Projektakte, Baustellendoku und Nachunternehmer-Rechnungen in Amagno projektbezogen zusammenlaufen – mit Ihren echten Prozessen, nicht mit Demo-Daten."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h