Workflow-Automatisierung im DMS
Workflow-Management Dokumente laufen automatisch zur richtigen Person – geprüft, freigegeben, protokolliert.
In vielen Unternehmen hängen Abläufe an einzelnen Personen und an E-Mails: Ein Beleg wartet auf eine Freigabe, ein Antrag liegt im Postfach eines Kollegen im Urlaub, und niemand weiß, in welchem Schritt ein Vorgang gerade steckt. Wir automatisieren diese dokumentbasierten Abläufe direkt im DMS.
Festgefahrene Vorgänge
Der Vorgang steckt fest – nur weiß keiner, wo.
Sie kennen das: Eine Freigabe verzögert sich, weil die zuständige Person nicht im Haus ist. Ein Vorgang wird doppelt bearbeitet, ein anderer vergessen. Und beim Status-Update fragt die Geschäftsführung, wo ein Antrag gerade hängt – die Antwort kostet eine Runde Nachfragen per Mail.
Workflow-Automatisierung beseitigt genau diese Reibung: Jeder Vorgang folgt einem definierten, nachvollziehbaren Weg – automatisch zur richtigen Person, mit Vertretung und lückenlosem Protokoll.
Freigabe-Workflow nach Ihren Regeln
Wer ab welcher Schwelle freigibt, entscheiden Sie – nicht ein Schema von der Stange.
Freigabeprozesse bilden Ihre Organisation ab: Wer ab welchem Betrag oder Vorgangstyp freigeben darf, welche zweite Unterschrift ab welcher Schwelle nötig ist, welche Vertretung greift, wenn jemand ausfällt. Jeder Schritt wird mit digitalem Bearbeitungsstempel und Prüfprotokoll dokumentiert – lückenlos nachvollziehbar.
So wird aus „liegt zur Unterschrift" ein gesteuerter, transparenter Ablauf.
Aufgaben, Wiedervorlagen & Eskalation
Nichts bleibt liegen – das System erinnert und eskaliert.
Zu jedem Schritt gehören Zuständigkeit, Frist und Wiedervorlage. Läuft eine Frist, erinnert das System rechtzeitig die richtige Person; bleibt ein Schritt liegen, wird automatisch eskaliert. Eine Übersicht zeigt auf einen Blick, welche Vorgänge in welchem Status sind und wo etwas hakt.
Platzhalter Workflow-Status · UI-Mockup
Dashboard „Offene Vorgänge"
Prompt: Kompaktes Dashboard „Offene Vorgänge": 4–5 Zeilen mit Vorgang, aktueller Station, zuständiger Rolle, Frist und Ampelpunkt. Sauberes SaaS-UI, Brand-Farben, Plus Jakarta Sans, abstrahierte Beispieldaten.
Briefing für Design – vor Veröffentlichung ersetzen
DMS-Workflow statt zweitem Tool
Der Workflow läuft am Dokument – nicht in einem zweiten Tool.
Anders als generische Aufgaben- oder Projekt-Tools laufen unsere Workflows direkt an der digitalen Akte: Das freizugebende Dokument, seine Versionen und die zugehörige Korrespondenz sind immer im Vorgang. Kein Hin- und Herkopieren zwischen DMS und Task-Board – Bearbeitung, Freigabe und Archivierung passieren an einem Ort.
Für die übergreifende Geschäftsprozess-Digitalisierung siehe Digitale Geschäftsprozesse ›, für die Aktenstruktur die Digitale Akte ›.
KI als Auslöser mit filehub
Eingang erkannt – Workflow startet automatisch.
filehub, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, erkennt eingehende Dokumente, klassifiziert sie und kann den passenden Workflow automatisch anstoßen – die Rechnung in den Prüf- und Freigabeprozess, den Vertrag in die Fristenüberwachung, den Antrag zur zuständigen Stelle. So beginnt der Ablauf, ohne dass jemand ihn manuell startet.
Eigene Softwareentwicklung: Power Tools
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Unsere selbst entwickelten Power Tools erweitern den DMS-Workflow genau dort, wo Standardfunktionen aufhören – von der Referenz-Engine, die Vorgänge automatisch über Regeln auf Metadatenfeldern verknüpft, über den NameChanger, der Dokumente für die eindeutige Zuordnung im Workflow sprechend benennt, bis zu MultiCalc und Wert-Kopierfunktionen für Berechnungen und Datenübernahme in Prozessschritten:
Diese Tools haben wir selbst entwickelt – kein Wettbewerbs-Reseller bietet sie.
Integration
Workflows, die Ihre Systeme einbeziehen.
Unsere Workflows beziehen die Systeme ein, in denen Sie ohnehin arbeiten: DATEV für belegbezogene Übergaben, ERP- und Warenwirtschaftssysteme für vorgangsbezogene Daten und Outlook & Microsoft 365 für Aufgaben und Benachrichtigungen im gewohnten Posteingang.
Unser Versprechen: Fehlt eine Standard-Schnittstelle, entwickeln wir sie. Seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Revisionssicherheit & Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt nachvollziehbar – jeder Vorgang revisionssicher abgelegt.
Mehr zu den Begriffen – GoBD, Revisionssicherheit, Freigabe-Workflow – im DMS- & ECM-Glossar ›
Sehen Sie Ihren eigenen Freigabe-Prozess automatisiert – in 30 Minuten.
Bringen Sie einen typischen Ablauf mit – eine Rechnungsfreigabe, einen Antrag, eine Vertragsfreigabe – und wir zeigen Ihnen live, wie er in Amagno als automatisierter, protokollierter Workflow läuft.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Ein Workflow-Management-System steuert, überwacht und automatisiert wiederkehrende Abläufe. In unserem Fall geschieht das dokumentbasiert im DMS: Vorgänge laufen definierte Schritte durch – Prüfung, Freigabe, Archivierung – mit Zuständigkeiten, Fristen und Protokoll.
Workflow-Software bildet einen Ablauf digital ab und automatisiert ihn: Dokumente werden automatisch zur richtigen Person geleitet, Fristen überwacht, Schritte protokolliert. Workflow-Automatisierung bedeutet, dass diese Schritte ohne manuelles Weiterreichen ablaufen.
Projekt-Tools organisieren Aufgaben auf Boards. Unsere Workflows laufen direkt an der digitalen Akte – am Dokument, mit Versionierung, Freigabe und revisionssicherer Archivierung. Es gibt kein zweites System neben dem DMS.
Rechnungsprüfung und -freigabe, Vertragsfreigabe mit Vier-Augen-Prinzip, Urlaubs- und Antragsfreigaben, Dokumentenlenkung mit Wiedervorlagen und Eskalation.
Ja. Schwellenwerte, Vertretungen, mehrstufige Freigaben und Eskalationen sind frei konfigurierbar und bilden Ihre Organisation ab.
Ja. Jeder Schritt wird protokolliert; abgeschlossene Vorgänge werden revisionssicher und GoBD-konform archiviert.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie Ihr eigener Freigabe-Prozess in Amagno als automatisierter, protokollierter Workflow läuft – mit Ihrem echten Ablauf, nicht mit Demo-Daten."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h