Digitalisierung in der Logistik
DMS für Spedition & Logistik: Frachtpapiere, Lieferscheine und Abliefernachweise – digital erfasst, der Sendung zugeordnet, revisionssicher archiviert.
In der Logistik entscheidet das Dokument über die Rechnung: Ohne unterschriebenen Abliefernachweis keine Abrechnung, ohne vollständige Frachtpapiere kein sauberer Vorgang. Doch CMR-Frachtbriefe, Lieferscheine, Paletten- und Ablieferbelege kommen verspätet, unleserlich oder gar nicht zurück – und liegen dann verstreut in Mappen, Scans und Postfächern. Wir bringen alle Dokumente einer Sendung in eine zentrale, digitale Sendungsakte.
Referenzen aus der Logistik
Sie kennen das.
Ohne Abliefernachweis keine Rechnung – und der Beleg ist genau dann nicht da.
Sie kennen das: Eine Lieferung ist zugestellt, aber der unterschriebene Ablieferbeleg fehlt. Der Kunde reklamiert, die Buchhaltung kann nicht abrechnen, und irgendwo zwischen Fahrer, Disposition und Büro liegt der Papierbeleg – wenn er nicht ganz verloren ist. Gleichzeitig stapeln sich Eingangsrechnungen von Frachtführern und Subunternehmern, die zur Sendung passen müssen.
Genau hier setzt digitale Aktenführung für die Logistik an: Jede Sendung bekommt eine vollständige, fristsichere Akte – Beleg, Frachtpapier, Rechnung, Korrespondenz an einem Ort, in Sekunden auffindbar.
Digitale Sendungsakte
Alle Dokumente einer Sendung – in einer Akte.
Jede Sendung erhält eine strukturierte digitale Akte: CMR-Frachtbrief, Lieferschein, Ablieferbeleg (POD), Palettenscheine, zugehörige Korrespondenz und die passende Frachtrechnung. Strukturierte Metadaten – Auftrag, Relation, Kunde, Frachtführer, Datum, Status – machen jede Sendung filter- und auswertbar.
Statt „wo ist der Beleg zur Tour von gestern?" beantwortet eine Volltext- und Metadatensuche die Frage sofort – auch Monate später im Reklamations- oder Regressfall.
Platzhalter Sendungsakte · UI-Mockup
Akten-Ansicht „Sendung #…"
Prompt: Akten-Ansicht „Sendung #…": Reiter Frachtbrief / Lieferschein / POD / Rechnung, je mit Status-Badge. Brand-Farben, Plus Jakarta Sans, abstrahierte Beispieldaten, keine echten Kundennamen.
Briefing für Design – vor Veröffentlichung ersetzen
Frachtrechnungen von Frachtführern und Subunternehmern prüfen und freigeben – mehr dazu in der digitalen Rechnungsverarbeitung ›
Die Sendungsakte ist eine Fachakte unserer übergreifenden digitalen Akte ›
Rahmen- und Frachtführerverträge mit überwachten Fristen – mehr dazu im digitalen Vertragsmanagement ›
Abliefernachweise & Frachtpapiere digital
Der Beleg ist da, sobald die Sendung zugestellt ist.
Ablieferbelege werden digital erfasst – per Scan im Büro oder mobil unterwegs – und automatisch der richtigen Sendung zugeordnet. So liegt der Nachweis vor, wenn die Buchhaltung abrechnet, und nicht erst nach der dritten Nachfrage. Lieferscheine und Frachtbriefe werden im selben Schritt digitalisiert und auslesbar gemacht.
Eine Statusübersicht zeigt, zu welchen Sendungen Belege fehlen – bevor daraus ein Abrechnungs- oder Reklamationsproblem wird.
KI-Belegverarbeitung mit filehub
Hunderte Belege pro Tag – ohne manuelles Erfassen.
Die Masse an Belegen ist das eigentliche Nadelöhr. filehub, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, erkennt den Belegtyp – Frachtbrief, Lieferschein, Ablieferbeleg, Rechnung – liest die relevanten Werte aus und ordnet jedes Dokument der richtigen Sendung und dem richtigen Frachtführer zu. So entsteht aus dem täglichen Belegstrom ein geordneter, durchsuchbarer Bestand, ohne dass jemand abtippt.
So funktioniert die KI-Verarbeitung
Das System ist lernfähig und wird mit jedem Beleg besser – auch bei den uneinheitlichen Formularen unterschiedlicher Auftraggeber und Frachtführer.
Eigene Softwareentwicklung
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Unsere selbst entwickelten Power Tools ergänzen Amagno genau dort, wo Standardfunktionen aufhören – vom NameChanger, der jeden Beleg sprechend benennt („POD_Auftrag-4711_Kunde-Mueller_2026-06.pdf"), über die Referenz-Engine, die Frachtbrief, Ablieferbeleg und Frachtrechnung automatisch zur selben Sendung verknüpft, bis zu MultiCalc und Wert-Kopierfunktionen für Fracht-/Mautwerte und Datenübernahme ohne Doppeleingabe:
Diese Tools haben wir selbst entwickelt – kein Wettbewerbs-Reseller bietet sie.
Compliance & revisionssichere Archivierung
Frachtpapiere sind nachweispflichtig – und müssen auffindbar bleiben.
Integration
Die Sendungsakte fügt sich in Ihre Logistik-Systeme ein.
Die Sendungsakte bezieht die Systeme ein, in denen Sie ohnehin arbeiten: Transportmanagement-/Speditionssoftware (TMS) für Auftrags- und Sendungsdaten, DATEV für die Verknüpfung von Fracht- und Eingangsrechnungen, Telematik und Scan-Apps für die mobile Belegerfassung unterwegs sowie Outlook & Microsoft 365 für sendungsbezogene Korrespondenz direkt in die Akte.
Unser Versprechen: Fehlt eine Standard-Schnittstelle zu Ihrem TMS, entwickeln wir sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Unsere Referenzen in der Logistik
Sendungsakten, die im Reklamations- und Regressfall liefern.
Referenzen in Vorbereitung
- PHL Logistik GmbH – Spedition & Logistik
- M. Weltzien GmbH – Spedition & Logistik
Sehen Sie Ihre eigene Sendungsakte fristsicher – in 30 Minuten.
Bringen Sie ein paar typische Belege mit – einen CMR-Frachtbrief, einen Lieferschein, einen Ablieferbeleg – und wir zeigen Ihnen live, wie sie in Amagno als zentrale, durchsuchbare Sendungsakte aussehen.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Ein Dokumentenmanagement-System bündelt alle Dokumente einer Sendung – Frachtbrief, Lieferschein, Ablieferbeleg, Rechnung – in einer digitalen Sendungsakte. Belege sind sofort auffindbar, Abrechnungen werden nicht durch fehlende Nachweise verzögert, und alles wird revisionssicher archiviert.
Ablieferbelege werden per Scan im Büro oder mobil unterwegs erfasst und automatisch der richtigen Sendung zugeordnet. Per KI werden die relevanten Daten ausgelesen, sodass der Nachweis bei der Abrechnung vorliegt.
Ja. Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung erkennt den Belegtyp und liest relevante Werte aus – auch bei unterschiedlichen Formularen verschiedener Auftraggeber und Frachtführer.
Für gängige Systeme bestehen Schnittstellen; fehlt eine, entwickeln wir sie individuell. Auch DATEV und Microsoft 365 lassen sich anbinden.
Ja. Belege werden revisionssicher und GoBD-konform mit lückenloser Protokollierung archiviert; Aufbewahrungsfristen sind pro Dokumentart hinterlegbar.
Die Investition setzt sich aus Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), dem Einrichtungs- und Schulungsaufwand und optional der KI-Klassifikation durch filehub zusammen. Den Rahmen stimmen wir an Ihrem Belegvolumen ab.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie Frachtbrief, Lieferschein und Ablieferbeleg als digitale Sendungsakte zusammenlaufen – mit Ihren echten Belegen."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h