Vertragsmanagement Software
Digitales Vertragsmanagement: Alle Verträge an einem Ort – und keine Kündigungsfrist mehr verpasst.
Verträge entstehen überall im Unternehmen – Miete, Leasing, Wartung, Lieferanten, Rahmenverträge, Versicherungen – und landen dann in Schränken, auf Netzlaufwerken und in Mailpostfächern. Das Problem zeigt sich immer zum schlechtesten Zeitpunkt: Ein Rahmenvertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr, weil niemand die Kündigungsfrist im Blick hatte. Oder die aktuelle Fassung eines Vertrags ist im entscheidenden Moment nicht auffindbar. Wir bringen alle Verträge in eine zentrale, fristsichere Vertragsakte – mit dem deutschen DMS Amagno, unseren selbst entwickelten Power Tools und KI-gestützter Dokumentenverarbeitung durch unsere Tochter filehub GmbH.
Verpasste Fristen & verstreute Verträge
Die teuerste Frist ist die, an die niemand gedacht hat.
Sie kennen das: Ein Wartungs- oder Rahmenvertrag verlängert sich stillschweigend um zwölf Monate, weil die Kündigungsfrist drei Tage vor der Erinnerung im Postfach unterging. Ein Lieferant beruft sich auf eine Vertragsfassung, die so nie final war – aber wo liegt die unterschriebene Endfassung? Und wenn die Geschäftsführung fragt, welche Verträge im nächsten Quartal auslaufen, beginnt eine Sammelaktion über mehrere Abteilungen.
Verträge sind verbindlich, fristgebunden und oft hochwertig – und werden trotzdem in vielen Unternehmen wie loser Schriftverkehr behandelt. Genau hier setzt digitales Vertragsmanagement an: Es macht aus verstreuten Dokumenten einen kontrollierbaren Bestand mit überwachten Fristen.
Zentrale Vertragsakte & Vertragsdatenbank
Ein Vertrag, eine Akte – mit allem, was dazugehört.
Jeder Vertrag bekommt eine strukturierte Vertragsakte: das unterschriebene Dokument, Anlagen, Nachträge, zugehörige Korrespondenz und die zugehörigen Rechnungen. Dazu strukturierte Metadaten, nach denen Sie filtern und auswerten können – Vertragspartner, Vertragsart, Laufzeit, Kündigungsfrist, Vertragswert, verantwortliche Person.
Statt „in welchem Ordner liegt der Vertrag mit Lieferant X?" beantwortet eine Volltext- und Metadatensuche die Frage in Sekunden. Und die Geschäftsführung sieht auf Wunsch jederzeit eine Gesamtübersicht: welche Verträge bestehen, was sie kosten, wann sie auslaufen.
Verträge in Ihrer Branche
Fristenmanagement: das Herzstück
Kündigungs- und Verlängerungsfristen werden überwacht – automatisch.
Das ist die Funktion, für die digitales Vertragsmanagement sich allein schon rechnet: Zu jedem Vertrag sind Kündigungsfrist, Verlängerungstermin und sonstige Stichtage hinterlegt. Das System erinnert rechtzeitig und an die richtige Person – mit genug Vorlauf, um aktiv zu entscheiden, statt von einer automatischen Verlängerung überrascht zu werden.
Eine Fristen-Übersicht zeigt auf einen Blick, was wann ansteht: grün, wenn noch Zeit ist, gelb, wenn eine Frist näher rückt, rot, wenn gehandelt werden muss. So wird aus der stillschweigenden Verlängerung eine bewusste Entscheidung.
Platzhalter Fristen-Dashboard · UI-Mockup
Dashboard „Anstehende Vertragsfristen"
Prompt: Kompaktes Dashboard „Anstehende Vertragsfristen": Liste von 4–5 Zeilen mit Vertragspartner (abstrahiert), Vertragsart, Frist-Datum und Ampelpunkt (grün/gelb/rot). Oben kleine Kennzahlen-Kacheln („auslaufend in 30 Tagen", „Kündigungsfrist offen"). Sauberes SaaS-UI, Brand-Farben (Navy/Blau/Cyan, Ampel grün-gelb-rot dezent), Plus Jakarta Sans. Keine echten Firmennamen.
Briefing für Design – vor Veröffentlichung ersetzen
Der Vertragslebenszyklus, durchgängig abgebildet
Vom Entwurf bis zur Archivierung – ein nachvollziehbarer Weg.
Ein Vertrag durchläuft mehr als nur „Unterschreiben und Ablegen". Unsere Lösung bildet den ganzen Lebenszyklus ab:
Auf Basis von Vorlagen, zentral abgelegt.
Mit Versionierung und lückenloser Bearbeitungshistorie: wer hat wann welche Fassung geändert.
Über konfigurierbare Workflows (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Freigabe durch Recht/Geschäftsführung ab Schwellenwert).
Optional per E-Signatur-Integration.
Mit Fristenüberwachung und Wiedervorlagen.
Als bewusste, terminierte Entscheidung.
GoBD-konform, jederzeit auffindbar.
Platzhalter Vertragslebenszyklus · Kern-Visual
Kreislauf mit 7 nummerierten Stationen
Prompt: Kreislauf oder horizontale Strecke mit 7 nummerierten Stationen (Entwurf → Verhandlung → Freigabe → Unterzeichnung → Verwaltung → Verlängerung/Kündigung → Archiv). Icon-Kreise, verbunden. Station „Verwaltung" mit kleinem Fristen-/Glocken-Symbol hervorgehoben. Stil flat, Linien-Icons, Plus Jakarta Sans, deutsche Beschriftung. Farben: Stationen Navy #13254b, Akzent Blau #0078c8, aktive/Fristen-Station Cyan #00aac8. Hintergrund #ffffff/#f5f7fa.
Briefing für Design – vor Veröffentlichung ersetzen
KI-Erfassung mit filehub
Hunderte Altverträge digitalisieren, ohne jede Frist von Hand zu erfassen.
Die größte Hürde beim Start ist der Bestand: Verträge, die seit Jahren laufen, ohne dass Fristen zentral erfasst sind. Genau hier hilft filehub, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. filehub klassifiziert Verträge automatisch, erkennt die relevanten Eckdaten – Vertragspartner, Vertragsbeginn, Laufzeit, Kündigungsfrist – und bereitet sie für die strukturierte Vertragsakte auf. So wird aus einem Stapel Altverträge ein fristüberwachter Bestand, ohne dass jemand jede Klausel von Hand abtippt.
Das System ist lernfähig und wird mit jedem Vertrag besser – auch bei untypischen Vertragsformen.
Eigene Softwareentwicklung: Power Tools
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Unsere selbst entwickelten Power Tools machen Amagno zum vollwertigen Vertragsmanagement Tool – vom NameChanger, der jeden Vertrag sprechend benennt, über die Referenz-Engine, die Verträge automatisch mit Nachträgen, Bestellungen und den zugehörigen Rechnungen verknüpft, bis zu MultiCalc, das Vertragswerte und Staffelungen direkt in der Akte rechnet:
Diese Tools haben wir selbst entwickelt – kein Wettbewerbs-Reseller bietet sie.
Compliance & revisionssichere Archivierung
Verträge sind sensibel – und müssen es bleiben.
Vertragsverwaltung Software & Integration
Vertragsmanagement, das sich in Ihre Systeme einfügt.
Unsere Lösung fügt sich in die Systeme ein, in denen Sie ohnehin arbeiten: DATEV für die Verknüpfung vertragsbezogener Rechnungen, ERP-Systeme für Lieferanten- und Vertragsdaten und Outlook & Microsoft 365 für vertragsbezogene Korrespondenz direkt in die Akte.
Unser Versprechen: Fehlt eine Standard-Schnittstelle, entwickeln wir sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Sehen Sie Ihren eigenen Vertragsbestand fristsicher – in 30 Minuten.
Bringen Sie ein paar typische Verträge mit, und wir zeigen Ihnen live, wie sie in Amagno als zentrale, fristüberwachte Vertragsakte aussehen würden.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Digitales Vertragsmanagement bündelt alle Verträge eines Unternehmens zentral und überwacht ihre Fristen automatisch. Verträge werden mit strukturierten Metadaten (Partner, Laufzeit, Kündigungsfrist, Wert) geführt, durchlaufen definierte Freigabeprozesse und werden revisionssicher archiviert – statt verstreut in Ordnern, Laufwerken und Postfächern zu liegen.
Zum Vertragsmanagement gehören die zentrale Ablage aller Verträge mit strukturierten Metadaten, die Überwachung von Kündigungs- und Verlängerungsfristen, Freigabe- und Versionsprozesse während der Laufzeit sowie die revisionssichere Archivierung. Es deckt den gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Aufbewahrung ab.
Zu jedem Vertrag werden Kündigungs- und Verlängerungsfristen hinterlegt. Das System erinnert mit ausreichend Vorlauf die zuständige Person, sodass eine Verlängerung zur bewussten Entscheidung wird – nicht zum Versehen.
Ja. Per KI werden Bestandsverträge klassifiziert und ihre Eckdaten – Partner, Beginn, Laufzeit, Kündigungsfrist – ausgelesen und für die Vertragsakte aufbereitet. Das beschleunigt die Erstdigitalisierung erheblich.
Verträge durchlaufen konfigurierbare Freigabe-Workflows (z. B. Vier-Augen-Prinzip oder Freigabe ab einem Schwellenwert). Für die Unterzeichnung lässt sich eine E-Signatur-Lösung anbinden.
Ja. Die Archivierung erfolgt revisionssicher und GoBD-konform mit lückenloser Protokollierung; sensible Verträge sind über rollenbasierte Rechte geschützt.
Die Investition setzt sich aus Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), dem Einrichtungs- und Schulungsaufwand für Ihre Konfiguration und optional der KI-Klassifikation durch filehub zusammen. Den Rahmen stimmen wir an Ihrem Vertragsbestand ab.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie Ihre Verträge als zentrale, fristüberwachte Vertragsakte aussehen – mit Ihren echten Verträgen, nicht mit Demo-Daten."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h