DMS für Immobilienverwaltung
Mieterakten, Objektakten und WEG-Verwaltung digital im Griff – mit KI für die Belege, die wirklich Zeit fressen.
Hausverwaltungen arbeiten heute mit drei parallelen Aktenwelten: Objektakte, Mieterakte, Vertragsakte. Dazu kommen tausende Belege pro Jahr aus Nebenkostenabrechnungen, Grundsteuern und Wartungsverträgen. Wir bringen Ordnung in diese Struktur – mit dem deutschen DMS Amagno, eigener Software für Sonderfälle und KI-gestützter Belegverarbeitung durch unsere Tochter filehub GmbH.
Referenzen aus der Immobilienbranche
Sie kennen das.
Ein Mieter ruft an und beschwert sich über die Nebenkostenabrechnung. Sie wissen: irgendwo liegt das Übergabeprotokoll mit der korrekten Zählerablesung. Aber liegt es im Mieter-Ordner? Im Objekt-Ordner? Hat der Kollege es gescannt oder hängt es noch in seinem Postfach? Zehn Minuten später haben Sie es gefunden. Beim nächsten Anruf fängt die Suche von vorn an.
So vergehen pro Mitarbeiter und Tag schnell 45 bis 90 Minuten reine Suchzeit. Das ist nicht ineffizient – das ist eine systematische Schwachstelle Ihrer Aktenstruktur. Genau dafür haben wir unsere DMS-Lösung für Hausverwaltungen entwickelt.
Drei Aktenwelten, ein System
Objektakte, Mieterakte, Vertragsakte – verbunden in einem System.
Baupläne, Grundbuchauszüge, Energieausweise, Versicherungspolicen, Wartungsverträge – alles, was zur Immobilie selbst gehört, zentral abgelegt und jederzeit auffindbar. Inklusive Wiedervorlage für ablaufende Versicherungen oder fällige Wartungstermine.
Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Korrespondenz, Mahnungen, Schadenmeldungen, Kautionsnachweise – pro Mieter eine Akte, die sich automatisch füllt. Bei Mieterwechsel ist die komplette Historie in Sekunden auffindbar, auch im Streitfall vor Gericht.
Verträge mit Hausmeistern, Energieversorgern, Aufzugsdienstleistern, Versicherungen – mit automatischer Fristenüberwachung. Sie wissen rechtzeitig, ob ein Vertrag sich verlängert oder ungünstig ausläuft.
Diese drei Akten sind nicht drei getrennte Ablagen. Eine Eingangsrechnung des Heizungsmonteurs wird automatisch dem richtigen Objekt, dem richtigen Vertrag und der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Ein einziger Vorgang füllt alle drei Akten gleichzeitig.
Miet- und Wartungsverträge mit automatischer Fristenüberwachung – mehr dazu im digitalen Vertragsmanagement ›
KI-Belegverarbeitung mit filehub
Nebenkostenabrechnung, Grundsteuer, Verbrauchsabrechnungen: vollautomatisch verarbeitet.
Die wirklich aufwendigen Belege in der Hausverwaltung sind nicht die einzelnen Mietverträge – es sind die hunderten Jahresverbrauchsabrechnungen, Grundsteuerbescheide und Energieabrechnungen, die jedes Jahr eintreffen, alle anders aufgebaut, alle Vorarbeit für die Nebenkostenabrechnung. Genau hier setzt filehub an, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: sie klassifiziert eingehende Dokumente automatisch nach Typ, liest die relevanten Werte aus, ordnet sie dem richtigen Objekt und der richtigen Position zu – und übergibt die Daten direkt vorbereitet an Ihre Buchhaltung.
So funktioniert die KI-Verarbeitung
Das ist kein Standard-OCR. Das ist ein lernendes System, das mit jedem Dokument besser wird – speziell für die Belegtypen der Immobilienbranche trainiert.
Eigene Softwareentwicklung
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Amagno ist ein leistungsfähiges deutsches DMS – aber jede Hausverwaltung hat Sonderfälle, die ein Standardprodukt nicht abdeckt. Genau dafür haben wir die Power Tools entwickelt: eine eigene Erweiterungs-Suite, die Amagno um Funktionen ergänzt, die Sie im Alltag wirklich brauchen.
Kein Wettbewerbs-Reseller hat diese Tools. Sie bekommen sie nur bei uns – weil wir sie selbst entwickelt haben.
Compliance, die in der Branche zählt
DSGVO, GoBD, WEG-Reform – aus einer Hand abgedeckt.
Die Hausverwaltung ist eine der DSGVO-sensibelsten Branchen überhaupt. Sie verarbeiten Mieterdaten, Bonitätsauskünfte, Mahn- und Räumungsverfahren – und das nach den klaren Vorgaben des BayLDA-Musters 6 für WEG-Verwaltungen.
Integrationen
Ihre bestehenden Systeme bleiben – wir verbinden sie.
Wenn Sie eine Software einsetzen, für die es noch keine Standard-Schnittstelle gibt – wir entwickeln sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Unsere Referenzen in der Immobilienbranche
9 Jahre gemeinsame Digitalisierungsreise.
Seit 2017 begleiten wir die IBMVG bei ihrer DMS-Strategie. Was als Einführung von Amagno auf eigener Infrastruktur begann, ist heute eine kontinuierlich gewachsene Lösung: laufende Software-Updates, ständige Prozessoptimierung, eigene Schnittstellen über NameChanger und die Power Tools – und seit Kurzem auch KI-gestützte Belegverarbeitung durch filehub für Verbrauchsabrechnungen, Grundsteuerbescheide und die Vorbereitung der Nebenkostenabrechnung.
„Seit 2017 ist workcentrix unser Partner bei der DMS-Einführung und -Weiterentwicklung. Was uns bleibt: ein System, das wirklich zu unseren Prozessen passt – und ein Team, das mit uns mitdenkt."
Wie eine Einführung bei Ihnen ablaufen würde
Drei Phasen, klar getaktet.
Wir nehmen Ihre Aktenstrukturen, Ihre Software-Landschaft und Ihre konkreten Schmerzpunkte auf. Output: ein konkreter Umsetzungsfahrplan mit Aufwand, Zeitplan und Schnittstellen-Liste.
Wir konfigurieren Amagno nach Ihren Aktenstrukturen, integrieren DATEV und Ihre Hausverwaltungs-Software, schulen die Power Tools ein und binden auf Wunsch filehub für die KI-Klassifikation an.
Individuelle Schulung Ihrer Mitarbeiter an der fertig eingerichteten Lösung. Keine generischen DMS-Webinare – Schulung an Ihren Akten, Ihren Prozessen, Ihren Belegen.
Sehen Sie Ihre eigene Mieterakte digital – in 30 Minuten.
Kein generischer Demo-Termin mit Standardinhalten. Bringen Sie ein Beispiel mit – einen Mietvertrag, eine Nebenkostenabrechnung, einen Wartungsvertrag – und wir zeigen Ihnen live, wie das in Amagno mit Ihren Strukturen aussehen würde.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Für mittelständische Hausverwaltungen mit 10 bis 100 Mitarbeitern empfehlen wir Amagno – ein in Deutschland entwickeltes DMS mit GoBD-konformer Archivierung. Im Unterschied zu M-Files oder DocuWare bekommen Sie ein deutsches Produkt, deutsches Hosting und deutschen Support – plus individuelle Anpassungen über unsere eigene Software-Entwicklung.
Ja. Für die gängigen Systeme (Domus, Wodis, iX-Haus …) haben wir Schnittstellen erprobt. Ist Ihre Software nicht in der Standardliste, entwickeln wir die Anbindung individuell – das ist seit über zehn Jahren ein zentraler Bestandteil unserer Leistung.
Bei einer mittelgroßen Hausverwaltung rechnen Sie mit 8 bis 12 Wochen vom Kickoff bis zum produktiven Go-Live – abhängig davon, wie viele Bestandsdokumente migriert werden sollen und wie viele Schnittstellen aufgebaut werden müssen.
Die Investition setzt sich aus drei Teilen zusammen: Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), Einrichtungs- und Schulungsaufwand für Ihre individuelle Konfiguration, und optional die KI-Klassifikation durch filehub. Für eine Hausverwaltung mit 15 Mitarbeitern liegen die laufenden Kosten typischerweise im niedrigen vierstelligen Bereich pro Monat – wobei sich die Investition durch Zeitersparnis in der Regel innerhalb von 12 bis 18 Monaten amortisiert.
Ja. Amagno wird in Deutschland gehostet, alle Daten bleiben in Deutschland. Rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit-Logs und Aufbewahrungsfristen sind nach BayLDA-Muster 6 für WEG-Verwaltungen konfigurierbar. Die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge stellen wir bereit.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie Ihre Mieterakte, Objektakte und WEG-Verwaltung in Amagno aussehen – mit Ihren echten Prozessen, nicht mit Demo-Daten."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h