Digitale Rechnungsverarbeitung
Von der Eingangsrechnung bis zur Buchung – automatisch erfasst, geprüft, freigegeben, archiviert.
Eine Eingangsrechnung durchläuft in den meisten Unternehmen einen erstaunlich langen Weg: rein per Post oder Mail, abtippen, ausdrucken, zur Prüfung weiterreichen, auf eine Unterschrift warten, kontieren, in die Buchhaltung geben, ablegen. Jeder Schritt kostet Zeit, jeder Liegetag kostet Skonto, jede verlegte Rechnung kostet Nerven. Wir machen daraus einen durchgängigen digitalen Prozess.
Posteingang & E-Rechnungspflicht
Der Posteingang wartet nicht. Die Skonto-Frist auch nicht.
Sie kennen das: Eine Rechnung liegt seit Tagen bei einem Kollegen, der im Urlaub ist. Eine andere ist doppelt eingegangen – einmal per Post, einmal per Mail. Eine dritte ist freigegeben, aber niemand weiß, ob sie schon gebucht wurde. Beim Monatsabschluss beginnt die Suche, welche Rechnung wo im Prozess hängt.
Dazu kommt seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht: Unternehmen in Deutschland müssen strukturierte elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können. Wer Eingangsrechnungen noch auf Papier und im Mailpostfach managt, stößt hier an eine Grenze – und verschenkt zugleich die Chance, den Prozess gleich ganz zu automatisieren. Genau dafür ist unsere Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung gebaut.
Der Weg einer Rechnung: durchgängig digital
Ein Prozess statt acht Medienbrüche.
Vom Eingang bis zur revisionssicheren Archivierung läuft jede Rechnung denselben, klar definierten Weg – unabhängig davon, ob sie per Post, per Mail oder als E-Rechnung im XML-Format kommt:
Papier wird gescannt, digitale Rechnungen und E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) direkt übernommen.
Belegtyp erkannt, alle relevanten Werte ausgelesen, dem richtigen Lieferanten und Vorgang zugeordnet.
Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen, Abweichungen sichtbar.
An die richtige Person geleitet, mit digitalem Bearbeitungsstempel und Prüfprotokoll.
Kontiert und an DATEV bzw. Ihr ERP/FiBu-System übergeben.
GoBD-konform abgelegt, jederzeit auffindbar, lückenlos protokolliert.
Platzhalter Prozess-Flow · Kern-Visual
Horizontale Prozessstrecke mit 6 nummerierten Stationen
Prompt: SVG/Vektor, flat. 6 nummerierte Stationen (Eingang → KI-Erfassung → Prüfung/3-Wege → Freigabe → Kontierung/Übergabe → Archiv), je ein Icon-Kreis, verbunden durch einen durchgehenden Pfeil. Eingangskanäle (Post, E-Mail, XRechnung/ZUGFeRD-XML) links als drei Zuflüsse in Station 1. Rechts Auslauf in DATEV-/ERP- und Archiv-Symbol. Stationen Navy #13254b, aktive Akzente Blau #0078c8, KI-Station Cyan #00aac8. Hintergrund #ffffff/#f5f7fa, Plus Jakarta Sans, deutsche Beschriftung. Quer; mobil als vertikale Variante. Auf Branchenseiten und im Whitepaper wiederverwendbar.
Briefing für Design – vor Veröffentlichung ersetzen
KI-Belegerkennung
Die Erfassung erledigt das System – nicht Ihre Buchhaltung.
Das eigentliche Nadelöhr ist das manuelle Abtippen: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Lieferant, Bestellbezug. Genau das übernimmt filehub, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. filehub erkennt den Belegtyp, liest die relevanten Werte aus und ordnet die Rechnung dem richtigen Lieferanten und Vorgang zu – egal, wie die einzelne Rechnung aufgebaut ist.
Das ist kein starres Template-OCR: Das System ist lernfähig und wird mit jeder Rechnung besser, auch bei Lieferanten, deren Layout es noch nie gesehen hat. Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden ohnehin direkt maschinell ausgelesen – ganz ohne Erkennungsschritt.
Platzhalter KI-Auslesen
Prompt: SVG/Vektor, flat. Links eine abstrahierte Rechnung (nur Layout-Blöcke, keine echten Daten). Pfeil nach rechts in eine dezente „KI"-Box (Cyan #00aac8, kein Roboter-Klischee). Rechts strukturierte Datenfelder als Liste: Lieferant, Rechnungsnr., Datum, Netto, USt., Brutto, Bestellbezug – jeweils mit grünem Häkchen. Unten Hinweis-Chip „lernfähig". Brand-Farben, Plus Jakarta Sans.
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3-Wege-Abgleich & Freigabe
Prüfen und freigeben – nach Ihren Regeln.
Platzhalter 3-Wege-Abgleich
Prompt: SVG/Vektor, flat. Drei Dokument-Icons in einer Reihe oder im Dreieck: „Bestellung", „Wareneingang", „Rechnung". In der Mitte ein Abgleich-/Match-Symbol (verbundene Knoten). Bei Übereinstimmung grünes Häkchen; ein Pfad zeigt eine Abweichung (rotes Ausrufezeichen) als Kontrast. Brand-Farben (Navy/Blau, Warnzustand dezent rot), Plus Jakarta Sans, deutsche Beschriftung.
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3-Wege-Abgleich und Freigabe-Workflows, exakt auf Ihre Organisation konfiguriert.
Eine Rechnung ist erst dann sauber, wenn sie zur Bestellung und zum Wareneingang passt. Der 3-Wege-Abgleich stellt diese Verbindung automatisch her: Bestellung – Wareneingang – Rechnung. Stimmt alles, läuft die Rechnung durch; gibt es Abweichungen bei Menge oder Preis, werden sie sichtbar, bevor gezahlt wird.
Die Freigabe-Workflows bilden Ihre Organisation ab – nicht ein Schema von der Stange. Wer ab welchem Betrag freigeben darf, welche Vertretung greift, wenn jemand ausfällt, welche zweite Unterschrift ab welcher Schwelle nötig ist: All das ist konfigurierbar. Jeder Schritt wird mit digitalem Bearbeitungsstempel und Prüfprotokoll dokumentiert – lückenlos nachvollziehbar.
Skonto und Fristen im Griff
Kein verschenktes Skonto mehr, weil eine Rechnung zu lange lag.
Jede Eingangsrechnung bekommt ihre Fristen mitgeführt: Zahlungsziel und Skontofrist. Eine Fälligkeits-Übersicht – die „Skonto-Ampel" – zeigt auf einen Blick, welche Rechnungen wann fällig sind und wo Skonto noch erreichbar ist. So entscheidet nicht mehr der Zufall des Bearbeitungsstapels darüber, ob Sie 2 oder 3 Prozent Skonto mitnehmen, sondern ein System, das rechtzeitig erinnert.
Platzhalter Skonto-Ampel · UI-Mockup
Dashboard-Element „Fälligkeiten"
Prompt: Sauberes SaaS-UI-Mockup. Kompaktes Dashboard-Element „Fälligkeiten" mit 3–4 Rechnungszeilen (Lieferant, Betrag, Fälligkeit) und je einem Ampelpunkt: grün (Skonto sicher), gelb (Skontofrist läuft), rot (überfällig/Skonto verfallen). Brand-Farben, Plus Jakarta Sans, abstrahierte Beispieldaten, keine echten Firmennamen.
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E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung
Alle Formate rein, ein sauberer Prozess raus.
Eingangsrechnungen kommen heute in drei Welten: klassisch auf Papier, als PDF per Mail – und zunehmend als strukturierte E-Rechnung. Unsere Lösung verarbeitet alle drei im selben Prozess:
Werden digitalisiert und per KI ausgelesen.
Hybrid: PDF mit eingebettetem XML – wird angezeigt und maschinell verarbeitet.
Reines XML – strukturiert eingelesen und für Mensch und Buchhaltung lesbar aufbereitet.
So erfüllen Sie die E-Rechnungspflicht nicht als lästige Zusatzaufgabe, sondern als Teil eines durchgängigen Workflows.
Mehr zu den Formaten und Begriffen – ZUGFeRD, XRechnung, GoBD, Kreditorenbuchhaltung – im DMS- & ECM-Glossar ›
Eigene Softwareentwicklung: Power Tools
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Unsere selbst entwickelten Power Tools ergänzen Amagno genau dort, wo Standardfunktionen aufhören – von der Autokontierung über die IBAN-Validierung bis zur Referenz-Engine, die den Bezug zwischen Rechnung, Bestellung und Wareneingang automatisch herstellt:
Diese Tools haben wir selbst entwickelt – kein Wettbewerbs-Reseller bietet sie.
Integration & revisionssichere Archivierung
In Ihre Buchhaltung übergeben, GoBD-konform abgelegt.
Die digitale Rechnungsverarbeitung endet nicht im DMS – sie übergibt sauber an die Systeme, in denen Sie ohnehin arbeiten: DATEV für die Buchhaltung oder den Steuerberater, ERP- und Warenwirtschaftssysteme (SAP, Microsoft Dynamics, branchenspezifische Lösungen) und Outlook/Microsoft 365 für den Rechnungseingang per Mail.
Gebuchte Rechnungen liegen anschließend in einem revisionssicheren, GoBD-konformen Archiv – mit lückenloser Protokollierung jeder Änderung und rollenbasierten Zugriffsrechten. Auch Jahre später ist jede Rechnung mitsamt Prüf- und Freigabehistorie in Sekunden auffindbar.
Unser Versprechen: Fehlt eine Standard-Schnittstelle zu Ihrem ERP, entwickeln wir sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Sehen Sie Ihre eigene Eingangsrechnung durch den ganzen Prozess laufen – in 30 Minuten.
Kein generischer Demo-Termin mit Standardinhalten. Bringen Sie eine echte Eingangsrechnung mit – Papier, PDF oder XRechnung – und wir zeigen Ihnen live, wie sie in Amagno erfasst, geprüft, freigegeben und archiviert wird.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Digitale Rechnungsverarbeitung bezeichnet den durchgängigen, papierlosen Prozess einer Eingangsrechnung – vom Eingang über die automatische Erfassung, Prüfung und Freigabe bis zur Kontierung, Buchungsübergabe und revisionssicheren Archivierung. Statt Belege manuell abzutippen und physisch weiterzureichen, läuft jede Rechnung digital denselben definierten Weg.
Eingehende Rechnungen werden per KI klassifiziert und ausgelesen: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Lieferant und Bestellbezug werden automatisch erkannt und übernommen. Das System ist lernfähig und verarbeitet auch unbekannte Lieferanten-Layouts. Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden direkt maschinell eingelesen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Eine digitale Rechnungsverarbeitung, die XRechnung und ZUGFeRD verarbeitet, erfüllt diese Anforderung und nutzt sie zugleich, um den gesamten Prozess zu automatisieren.
Der 3-Wege-Abgleich gleicht eine Eingangsrechnung automatisch mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang ab. Stimmen Menge und Preis überein, läuft die Rechnung durch; bei Abweichungen wird das sichtbar, bevor gezahlt wird. So werden Fehl- und Doppelzahlungen vermieden.
Ja. Geprüfte und kontierte Rechnungen werden an DATEV bzw. Ihr ERP-/FiBu-System übergeben und parallel revisionssicher archiviert. Für gängige Systeme bestehen Schnittstellen; fehlende entwickeln wir individuell.
Ja. Gebuchte Rechnungen werden revisionssicher und GoBD-konform archiviert, mit lückenloser Protokollierung und rollenbasierten Zugriffsrechten.
Die Investition setzt sich aus Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), dem Einrichtungs- und Schulungsaufwand für Ihre individuelle Konfiguration und optional der KI-Klassifikation durch filehub zusammen. Den konkreten Rahmen stimmen wir an Ihrem Rechnungsvolumen und Ihren Schnittstellen ab – am schnellsten in einer kurzen Demo.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie eine Eingangsrechnung erfasst, geprüft, freigegeben und an DATEV übergeben wird – mit Ihren echten Belegen, nicht mit Demo-Daten."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h