Digitale Personalakte
Digitale Personalakte: Alle Mitarbeiterdokumente in einer Akte – sicher, vollständig, jederzeit auffindbar.
Arbeitsverträge, Nachträge, Bescheinigungen, Zeugnisse, Schulungsnachweise, Abmahnungen, Krankmeldungen – die Unterlagen eines Mitarbeiters wachsen über Jahre und liegen in der Praxis verteilt: im Aktenschrank, im HR-Laufwerk, im Postfach der Personalabteilung. Wir bringen jede Personalakte in eine zentrale, rollenbasiert geschützte digitale Akte – mit dem deutschen DMS Amagno, unseren selbst entwickelten Power Tools und KI-gestützter Dokumentenverarbeitung durch unsere Tochter filehub GmbH.
Sensibel, fristgebunden – und oft verstreut
Personalunterlagen sind sensibel, fristgebunden – und trotzdem oft verstreut.
Sie kennen das: Ein Mitarbeiter bittet um seine Gehaltsbescheinigung, ein anderer fragt nach dem Nachweis einer Schulung, die Geschäftsführung will wissen, wessen befristeter Vertrag im nächsten Quartal ausläuft. Jedes Mal beginnt die Suche – im Schrank, auf dem Laufwerk, in alten Mails. Gleichzeitig sind genau diese Dokumente besonders schützenswert: Sie enthalten personenbezogene Daten, unterliegen Aufbewahrungsfristen und dürfen nur von Berechtigten eingesehen werden.
Die digitale Personalakte löst beides auf einmal: Sie bündelt alle Unterlagen eines Mitarbeiters strukturiert an einem Ort – und steuert zugleich präzise, wer was sehen darf.
Elektronische Personalakte, vollständig strukturiert
Vom Eintritt bis zum Austritt – jedes Dokument am richtigen Platz.
Jeder Mitarbeiter erhält eine strukturierte digitale Personalakte mit klaren Registern: Stammdaten, Arbeitsvertrag und Nachträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und Beurteilungen, Schulungs- und Qualifikationsnachweise, Schriftverkehr. Über strukturierte Metadaten – Eintrittsdatum, Abteilung, Vertragsart, Befristung, zuständige Person – lässt sich der gesamte Personalbestand filtern und auswerten.
Eintrittsdatum, Abteilung, Vertragsart, zuständige Person – als strukturierte Metadaten filter- und auswertbar.
Der unterschriebene Vertrag mit allen Nachträgen und Befristungen – an einem Ort.
Gehalts- und Arbeitsbescheinigungen, Nachweise – auf Anfrage in Sekunden auffindbar.
Arbeitszeugnisse, Leistungsbeurteilungen und Feedbackdokumente strukturiert abgelegt.
Unterweisungen, Zertifikate und Qualifikationen mit Wiedervorlage für ablaufende Nachweise.
Personalbezogene Korrespondenz – vollständig der richtigen Akte zugeordnet.
Statt „in welchem Ordner liegt der Vertrag von Frau Schmidt?" liefert eine Volltext- und Metadatensuche die Antwort in Sekunden – und die HR-Leitung sieht auf Wunsch jederzeit, welche Verträge befristet sind, welche Nachweise fehlen und welche Fristen anstehen.
Zugriffsrechte & Datenschutz: das Herzstück
Wer was sehen darf, ist präzise geregelt – nicht dem Zufall überlassen.
Personalakten sind eine der DSGVO-sensibelsten Datensammlungen im Unternehmen. Deshalb steht der Zugriffsschutz im Mittelpunkt: Rollenbasierte Rechte legen exakt fest, wer welche Akte und welches Register öffnen darf – die Lohnbuchhaltung sieht andere Inhalte als die Führungskraft, und sensible Vorgänge bleiben auf einen engen Kreis beschränkt.
Jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert. Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich pro Dokumentart hinterlegen, sodass Unterlagen weder zu früh gelöscht noch zu lange aufbewahrt werden.
Platzhalter Rollen-/Rechte-Matrix · UI-Mockup
Matrix „Wer sieht was"
Prompt: Kompakte Matrix „Wer sieht was": Zeilen = Register (Stammdaten, Vertrag, Gehalt, Abmahnung), Spalten = Rollen (HR, Lohn, Führungskraft, Mitarbeiter), Häkchen/Schloss-Symbole. Sauberes SaaS-UI, Brand-Farben, Plus Jakarta Sans, abstrahierte Beispieldaten.
Briefing für Design – vor Veröffentlichung ersetzen
Mehr zu den Begriffen – DSGVO, GoBD, Aufbewahrungsfristen – im DMS- & ECM-Glossar ›
Personalakten digitalisieren mit filehub
Hunderte Papierakten übernehmen, ohne jedes Blatt von Hand zu erfassen.
Die größte Hürde beim Start ist der Aktenbestand: gewachsene Papierakten, die seit Jahren im Schrank liegen. Genau hier hilft filehub, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. filehub erkennt die Dokumentart automatisch – Vertrag, Bescheinigung, Zeugnis – liest die relevanten Eckdaten aus und ordnet jedes Dokument dem richtigen Mitarbeiter und dem richtigen Register zu. So entsteht aus einem Stapel Papierakten ein strukturierter, durchsuchbarer Personalakten-Bestand, ohne dass jemand jede Seite manuell verschlagwortet.
Das System ist lernfähig und wird mit jeder Akte besser – auch bei unterschiedlichen Dokumentformen.
Vorbereitet auf die digitale Pflicht
Entgeltunterlagen digital führen – bevor es vorgeschrieben ist.
Die Anforderungen an die digitale Führung von Personal- und Entgeltunterlagen steigen. Eine strukturierte digitale Personalakte stellt sicher, dass entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente vollständig, geordnet und revisionssicher vorliegen – nachvollziehbar und jederzeit prüfbar.
Eigene Softwareentwicklung: Power Tools
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Unsere selbst entwickelten Power Tools ergänzen Amagno zur vollwertigen Personalakte-Software – vom NameChanger, der jedes Dokument sprechend benennt, über die Referenz-Engine, die zusammengehörige Dokumente (Vertrag ↔ Nachträge ↔ Bescheinigungen) automatisch verknüpft, bis zu Wert-Kopierfunktionen und der Fristen-/Wiedervorlage für Befristungen, Probezeiten und ablaufende Nachweise:
Diese Tools haben wir selbst entwickelt – kein Wettbewerbs-Reseller bietet sie.
Integration in HR & Lohn
Die Personalakte fügt sich in Ihre Systeme ein.
Die digitale Personalverwaltung übergibt sauber an die Systeme, in denen Sie ohnehin arbeiten: DATEV und Lohnabrechnung für die Verknüpfung entgeltrelevanter Unterlagen und Outlook & Microsoft 365 für personalbezogene Korrespondenz direkt in die Akte.
Unser Versprechen: Fehlt eine Standard-Schnittstelle, entwickeln wir sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Compliance & revisionssichere Archivierung
Personaldaten schützen – und nachweisbar korrekt aufbewahren.
Personalakten in Ihrer Branche
Die Personalakte ist Teil unserer übergreifenden Lösung zur digitalen Aktenführung ›
Sehen Sie Ihre eigene Personalakte digital – in 30 Minuten.
Bringen Sie eine typische Personalakte mit, und wir zeigen Ihnen live, wie sie in Amagno als zentrale, rollenbasiert geschützte digitale Akte aussehen würde.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Die digitale Personalakte ist die elektronische Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Dokumente und Daten in einem zentralen System. Sie löst die Papierakte ab, strukturiert Unterlagen mit Metadaten, steuert Zugriffsrechte rollenbasiert und archiviert revisionssicher.
Typischerweise Stammdaten, Arbeitsvertrag und Nachträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und Beurteilungen, Schulungs- und Qualifikationsnachweise sowie personalbezogener Schriftverkehr. Welche Unterlagen geführt werden dürfen, richtet sich nach arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Die Anforderungen an die digitale Führung entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen verschärfen sich; eine entsprechende Pflicht ist ab 2027 vorgesehen.
Bestimmte Originaldokumente können weiterhin in Papierform aufzubewahren sein. Das klären wir im Projekt anhand Ihrer Dokumentarten.
Ja. Zugriff ist rollenbasiert geschützt, jede Änderung wird protokolliert, Aufbewahrungs- und Löschfristen sind pro Dokumentart hinterlegbar.
Ja. Per KI werden Bestandsakten klassifiziert, Eckdaten ausgelesen und den richtigen Mitarbeitern und Registern zugeordnet – das beschleunigt die Erstdigitalisierung erheblich.
Die Investition setzt sich aus Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), dem Einrichtungs- und Schulungsaufwand und optional der KI-Klassifikation durch filehub zusammen. Den Rahmen stimmen wir an Ihrem Aktenbestand ab.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie Ihre Personalakten als zentrale, rollenbasiert geschützte digitale Akte aussehen – mit Ihren echten Unterlagen, nicht mit Demo-Daten."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h