DMS für Handel & Handwerk
Eine Lösung, zwei Welten: Multi-Standort-Handel und handwerkliche Verwaltungs-Organisationen.
Handelsbetriebe an mehreren Standorten und Handwerks-Organisationen wie Innungen oder Kreishandwerkerschaften haben unterschiedliche Bedürfnisse aber denselben Kern-Bedarf: belastbare Aktenstrukturen, die mit der Organisation skalieren. Wir bringen Ordnung in beide Welten – mit dem DMS Amagno und eigener Softwareentwicklung.
Referenzen aus Handel und Handwerk
Sie kennen das.
Handelsbetrieb
Ein Lieferant ruft an wegen einer offenen Rechnung. Sie wissen, der Beleg kam in Standort 4 an, ist aber zur Buchhaltung in der Zentrale geschickt worden. Wo liegt er aktuell? In welcher Mappe, an welchem Schreibtisch? Bis Sie das geklärt haben, ist der Lieferant verstimmt – und Ihre Skonto-Frist ist auch knapp.
Handwerks-Organisation
Ein Mitgliedsbetrieb fragt nach seinem Beitragsstand und einer Bescheinigung über die Ausbildungsberechtigung. Der Akten-Schrank ist im Nachbarbüro, die letzte digitale Kopie liegt irgendwo auf dem Netzlaufwerk, und der Kollege, der das System eingeführt hat, ist seit zwei Jahren in Rente.
So oder so: Es ist nicht nur lästig. Es ist ein systematisches Problem Ihrer Aktenstruktur. Genau dafür haben wir unsere DMS-Lösung entwickelt.
Belege treffen an unterschiedlichen Standorten ein. Im DMS landen sie zentral, durchlaufen den Freigabe-Workflow der Standortleiter und gehen automatisch in die Buchhaltung. Skonto-Fristen werden überwacht, Doppelzahlungen ausgeschlossen.
HR in der Zentrale und der Standortleiter greifen auf dieselbe Personalakte zu – mit klar getrennten Sichtbarkeiten. Verträge, Schulungsnachweise, Urlaubs- und Krankheitshistorie, GoBD- und DSGVO-konform.
Rahmenverträge, Mietverträge für Standorte, Versicherungen, Leasing: mit Fristenüberwachung, automatischer Wiedervorlage und revisionssicherer Archivierung.
Standorte arbeiten in einer einheitlichen Logik, ohne ihre lokale Selbstständigkeit zu verlieren. Die Zentrale sieht alles, der Standort sieht seinen Bereich – und niemand telefoniert mehr durchs Land, um einen Beleg zu finden.
Lieferanten-, Rahmen- und Mietverträge mit überwachten Fristen – mehr dazu im digitalen Vertragsmanagement ›
Personalakten zentral, mit rollenbasiertem Zugriff über alle Standorte – mehr dazu in der digitalen Personalakte ›
Pro Mitgliedsbetrieb eine digitale Akte: Mitgliedschaftsunterlagen, Beitragsbescheide, Ausbildungsnachweise, Gewerbe-Anmeldungen, Korrespondenz. Bei Anfragen sofort auffindbar – mit sauberer Trennung von Ehrenamtlern und Hauptamtlichen.
Beitragsbescheide, Mahnverfahren, Gremien-Protokolle, Vorstands- und Innungsversammlungs-Beschlüsse – revisionssicher abgelegt, mit den langen Aufbewahrungsfristen des öffentlich-rechtlichen Bereichs.
Personalakten der Hauptamtlichen, Lehrlings- und Ausbildungsdokumente, Prüfungs- und Zertifizierungsunterlagen, Schulungsnachweise – aus Handwerksordnung und Satzung.
Wir verstehen, dass Sie keine Handelsfirma sind. Sie haben ehrenamtliche Strukturen, Selbstverwaltungs-Logiken und Dokumentationspflichten, die ein Standard-DMS nicht kennt. Wir konfigurieren das System auf Ihre Satzung, Ihre Geschäftsordnung, Ihre Ausschuss-Strukturen.
KI-Belegverarbeitung mit filehub
Eingangsrechnungen, Lieferantenbelege, Beitragsdokumente: vollautomatisch klassifiziert.
Die wirklich aufwendigen Belege sind nicht die Verträge, die Sie ohnehin selbst aufsetzen. Es sind die hunderten Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bescheinigungen und Mitglieder-Korrespondenzen, die jede Woche eintreffen, alle anders aufgebaut, alle in den richtigen Akten landen müssen. Genau hier setzt filehub an, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: sie klassifiziert eingehende Dokumente automatisch nach Typ, liest die relevanten Werte aus, ordnet sie dem richtigen Vorgang zu – und übergibt die Daten direkt vorbereitet an Ihre Buchhaltung oder Ihre Verwaltung.
So funktioniert die KI-Verarbeitung
Das ist kein Standard-OCR. Das ist ein lernendes System, das mit jedem Dokument besser wird – speziell für Ihre Belegtypen trainiert.
Eigene Softwareentwicklung
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Amagno ist ein leistungsfähiges deutsches DMS – aber jeder Handelsbetrieb und jede Handwerks-Organisation hat Sonderfälle, die ein Standardprodukt nicht abdeckt. Genau dafür haben wir die Power Tools entwickelt.
Kein Wettbewerbs-Reseller hat diese Tools. Sie bekommen sie nur bei uns – weil wir sie selbst entwickelt haben.
Compliance, die in der Branche zählt
DSGVO, GoBD und öffentlich-rechtliche Sonderregeln – aus einer Hand abgedeckt.
Integrationen
Ihre bestehenden Systeme bleiben – wir verbinden sie.
Wenn Sie eine Software einsetzen, für die es noch keine Standard-Schnittstelle gibt – wir entwickeln sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Unsere Referenzen in Handel und Handwerk
Zwei Welten, ein verlässlicher Partner.
Wie eine Einführung bei Ihnen ablaufen würde
Drei Phasen, klar getaktet.
Wir nehmen Ihre Aktenstrukturen und Software-Landschaft auf. Bei Multi-Standort-Betrieben: Welche Prozesse zentralisieren wir, welche bleiben lokal? Bei Handwerks-Organisationen: Welche Satzungs- und Ausschuss-Strukturen müssen abgebildet werden?
Wir konfigurieren Amagno, integrieren Buchhaltung und Warenwirtschaft bzw. Mitgliederverwaltung, schulen die Power Tools ein und binden auf Wunsch filehub für die KI-Klassifikation an.
Bei Multi-Standort-Betrieben: vor Ort an jedem Standort. Bei Handwerks-Organisationen: getrennt für Hauptamtliche und Ehrenamts-Funktionsträger.
Sehen Sie Ihre Akten in einem zentralen System – in 30 Minuten.
Kein generischer Demo-Termin. Bringen Sie ein Beispiel mit – eine Lieferanten-Rechnung, eine Personalakte, einen Beitragsbescheid – und wir zeigen Ihnen live, wie das in Amagno mit Ihren Strukturen aussehen würde.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Für Handelsbetriebe mit mehreren Standorten empfehlen wir Amagno – ein in Deutschland entwickeltes DMS, das standortübergreifende Workflows mit lokaler Eigenständigkeit kombiniert. Im Unterschied zu Standardlösungen wie M-Files oder DocuWare bekommen Sie ein deutsches Produkt, deutsches Hosting und deutschen Support – plus individuelle Anpassungen über unsere eigene Software-Entwicklung.
Ja. Wir haben Erfahrung mit den Strukturen einer Kreishandwerkerschaft – Mitgliedsbetriebs-Akten, Beitragsverwaltung, ehrenamtliche Zugriffsrollen, öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflichten. Das DMS wird auf Ihre Satzung und Geschäftsordnung konfiguriert.
Ja. Jeder Standort hat seinen Bereich, die Zentrale sieht alle Standorte, und die Zugriffsrechte sind so konfiguriert, dass kein Standortleiter aus Versehen in fremden Daten landet.
Bei einem Handelsbetrieb mit mehreren Standorten oder einer Handwerks-Organisation rechnen Sie mit 8 bis 14 Wochen vom Kickoff bis zum produktiven Go-Live. Der genaue Zeitplan hängt davon ab, wie viele Bestandsdokumente migriert werden und wie viele Standorte gleichzeitig live gehen sollen.
Die Investition setzt sich aus drei Teilen zusammen: Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), Einrichtungs- und Schulungsaufwand für Ihre individuelle Konfiguration, und optional die KI-Klassifikation durch filehub. Für einen Multi-Standort-Betrieb mit 100+ Mitarbeitern liegen die laufenden Kosten typischerweise im mittleren bis hohen vierstelligen Bereich pro Monat – wobei sich die Investition in der Regel innerhalb von 12 bis 18 Monaten amortisiert.
Ja. Amagno wird in Deutschland gehostet, alle Daten bleiben in Deutschland. Rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit-Logs und Aufbewahrungsfristen sind so konfigurierbar, dass das DMS auch öffentlich-rechtliche Sonderanforderungen einer Handwerks-Organisation erfüllt. Die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge stellen wir bereit.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie Ihre Akten – ob Lieferantenrechnungen, Personalakten oder Mitgliedsdokumente – in Amagno mit Ihren Strukturen aussehen würden."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h