Digitale Akte & elektronische Aktenführung
Digitale Akte: Alle Dokumente eines Vorgangs an einem Ort – statt verteilt auf Schränke, Laufwerke und Postfächer.
Ob Kunde, Projekt, Lieferant oder Mitarbeiter – zu fast jedem Vorgang gehören Dokumente aus vielen Quellen: Verträge, Korrespondenz, Rechnungen, Nachweise, Protokolle. In der Praxis liegen sie verstreut, und im entscheidenden Moment sucht jemand. Die digitale Akte bündelt alle zusammengehörigen Dokumente strukturiert in einer elektronischen Akte – mit dem deutschen DMS Amagno, unseren selbst entwickelten Power Tools und KI-gestützter Dokumentenverarbeitung durch unsere Tochter filehub GmbH.
Verstreute Ablagen
Das Dokument existiert. Die Frage ist nur: wo?
Sie kennen das: Eine Anfrage kommt rein, und Sie wissen genau, dass das passende Dokument irgendwo abgelegt ist – nur wo? Im Laufwerk-Ordner, im Mailpostfach eines Kollegen, im Aktenschrank? Jede Suche kostet Minuten, jede zweite Ablage erzeugt Versionschaos, und bei Urlaub oder Krankheit weiß niemand, wo die Unterlagen eines Vorgangs liegen.
Die digitale Akte macht aus verstreuten Ablagen eine einzige, strukturierte Akte je Vorgang: einmal abgelegt, von Berechtigten in Sekunden gefunden.
Aktenverwaltung & digitale Ablage
Kunde, Projekt, Lieferant, Mitarbeiter – jede Akte folgt einer klaren Struktur.
Jeder Vorgang erhält eine digitale Akte mit definierten Registern und strukturierten Metadaten. Dokumente landen – ob per Scan, Mail oder mobiler Erfassung – automatisch in der richtigen Akte und am richtigen Register. Eine Volltext- und Metadatensuche beantwortet „wo liegt …?" in Sekunden, statt durch Ordnerbäume zu klicken.
Weil die Struktur unternehmensweit einheitlich ist, findet sich jeder zurecht – unabhängig davon, wer die Akte angelegt hat.
Elektronische Aktenführung mit Berechtigungen
Wer was sieht, ist geregelt – jede Änderung nachvollziehbar.
Rollenbasierte Zugriffsrechte steuern, wer welche Akte und welches Register öffnen darf. Jede Änderung wird protokolliert, jede Fassung bleibt nachvollziehbar – das ist der Kern revisionssicherer, elektronischer Aktenführung. Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich pro Aktentyp hinterlegen.
Mehr zu den Begriffen – digitale Aktenführung, E-Akte vs. DMS, GoBD – im DMS- & ECM-Glossar ›
KI-Zuordnung mit filehub
Posteingang, Scan, Mail – automatisch in die richtige Akte.
Eingehende Dokumente müssen nicht von Hand zugeordnet werden. filehub, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, erkennt die Dokumentart, liest relevante Werte aus und ordnet jedes Dokument der richtigen Akte und dem richtigen Register zu. So bleibt die Ablage aktuell, ohne dass jemand sortiert – und Bestände aus Papier lassen sich per KI nachträglich digitalisieren und verschlagworten.
Spezifische Akten, eine Plattform
Von der allgemeinen Akte zur Fachakte.
Die digitale Akte ist die Grundlage – darauf bauen die spezialisierten Akten auf:
Eigene Softwareentwicklung: Power Tools
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Unsere selbst entwickelten Power Tools ergänzen Amagno genau dort, wo Standardfunktionen aufhören – vom NameChanger, der Dokumente sprechend nach Metadaten benennt, über die Referenz-Engine, die zusammengehörige Dokumente automatisch verknüpft, bis zu MultiCalc und Wert-Kopierfunktionen für Berechnungen und Datenübernahme ohne Doppeleingabe:
Diese Tools haben wir selbst entwickelt – kein Wettbewerbs-Reseller bietet sie.
Integration
Die digitale Akte fügt sich in Ihre Systeme ein.
Die digitale Akte bezieht die Systeme ein, in denen Sie ohnehin arbeiten: DATEV für die belegbezogene Buchhaltung, ERP- und Warenwirtschaftssysteme für Stamm- und Vorgangsdaten und Outlook & Microsoft 365 für Korrespondenz direkt in die Akte.
Unser Versprechen: Fehlt eine Standard-Schnittstelle, entwickeln wir sie. Seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Compliance & revisionssichere Archivierung
Dokumente schützen – und nachweisbar korrekt aufbewahren.
Sehen Sie Ihre eigene Akte digital – in 30 Minuten.
Bringen Sie einen typischen Vorgang mit, und wir zeigen Ihnen live, wie er in Amagno als strukturierte digitale Akte aussieht.
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Häufige Fragen
FAQ
Elektronische Aktenführung bündelt alle Dokumente eines Vorgangs in einer strukturierten digitalen Akte – mit Metadaten, Berechtigungen, Versionshistorie und revisionssicherer Archivierung, statt verteilt in Ordnern, Laufwerken und Postfächern.
„E-Akte" bezeichnet vor allem in Behörden und Justiz die elektronische Akte nach öffentlich-rechtlichen Vorgaben. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist die darunterliegende Software-Plattform – sie eignet sich branchenübergreifend für Unternehmen und bildet digitale Akten mit Zugriffsrechten, Sicherheit und Datenschutz ab.
Wir setzen das in Deutschland entwickelte DMS Amagno ein, ergänzt um unsere Power Tools und – für die KI-gestützte Klassifikation – filehub. Die Akte wird an Ihre Vorgänge angepasst, nicht umgekehrt.
Papierbestände werden gescannt und per KI klassifiziert, ausgelesen und der richtigen Akte zugeordnet. So entsteht aus dem Bestand ein durchsuchbarer digitaler Aktenbestand.
Die Investition setzt sich aus Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), dem Einrichtungs-/Schulungsaufwand und optional der KI-Klassifikation durch filehub zusammen. Den Rahmen stimmen wir an Ihrem Aktenbestand ab.
Ja. Die Archivierung erfolgt revisionssicher und GoBD-konform mit lückenloser Protokollierung; Zugriffe sind rollenbasiert geschützt.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie ein typischer Vorgang als strukturierte digitale Akte aussieht – mit Ihren echten Dokumenten."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h