Die digitale Bauakte
Alles zu einem Bauvorhaben in einer Akte – im Büro, auf der Baustelle und unterwegs.
Pläne im Planordner, Verträge im Schrank, Rechnungen in der Buchhaltung, Fotos auf dem Handy des Poliers, das Bautagebuch im Bauwagen: Die Bau-Dokumentation verteilt sich über ein halbes Dutzend Orte – und das rächt sich im Streit-, Gewährleistungs- oder Prüffall. Die digitale Bauakte bündelt alles zu einem Bauvorhaben an einer Stelle: eine Akte, ein Stand, für alle Beteiligten. Umgesetzt mit dem DMS Amagno.
Eine Akte pro Bauvorhaben
Schluss mit der Suche über sechs Ablagen hinweg.
Die digitale Bauakte ist die zentrale Ablage für ein Bauvorhaben – die „Single Source of Truth". Statt Pläne, Verträge, Aufmaße, Rechnungen und Fotos an verschiedenen Orten zu führen, liegt alles in einer Akte, die sich automatisch füllt: ob ein Dokument per Mail, per Scan, aus Ihrer Bausoftware oder vom Tablet auf der Baustelle kommt.
Jeder Beteiligte – Bauleiter, Projektleiter, Kalkulation, Buchhaltung, Geschäftsführung – arbeitet auf demselben, aktuellen Informationsstand. Wer Zugriff braucht, hat ihn; wer keinen haben soll, sieht nichts. Und wenn ein Dokument für eine Behörde oder einen Bauherrn zusammengestellt werden muss, ist es in Sekunden exportiert – ohne Umwege über drei Kollegen.
Was in die digitale Bauakte gehört
Eine Akte, in die alles einfließt – vom Plan bis zur Bürgschaft.
Mit lückenloser Versionshistorie, inklusive CAD-Formaten, direkt im Viewer öffenbar – ohne native Anwendung.
Bauanträge, Genehmigungen, Auflagen und der gesamte Schriftverkehr mit den Behörden.
Mit Bauherren, Nachunternehmern und Lieferanten – inklusive Fristen- und Wiedervorlage-Überwachung.
Verknüpft mit den zugehörigen Rechnungen und Aufträgen.
Mit konfigurierbarem Prüf- und Freigabe-Workflow auf Bauleiter-Ebene.
Bautagebuch, Bautagesberichte, Mängel- und Schadensfotos, Abnahmeprotokolle, Regieberichte.
Vertragserfüllung und Gewährleistung – mit automatischer Wiedervorlage zum Fristende.
Über 400 Dateiformate werden unterstützt – von PDF über gängige Bildformate bis zu CAD-Zeichnungen. Eine Volltextsuche greift über alle Inhalte hinweg, nicht nur über die Dateinamen.
Verfügbar, wo gebaut wird
Die Bauakte ist da, wo Ihre Projekte entstehen: auf der Baustelle.
Bauleitung und Polier sind selten am Schreibtisch. Deshalb endet die digitale Bauakte nicht im Büro. Über Tablet oder Smartphone steht die komplette Projektakte auch unterwegs zur Verfügung:
Was auf der Baustelle dokumentiert wird, ist sofort in der Akte – nicht erst, wenn der Zettel den Weg zurück ins Büro gefunden hat (oder eben nicht).
Pläne immer im richtigen Stand
Nie wieder nach dem falschen Plan bauen.
Versionskonflikte bei Plänen sind im Bau teuer – im schlimmsten Fall wird nach einem überholten Stand gebaut. Die digitale Bauakte führt jeden Planstand mit vollständiger Historie und automatischer Versionierung. Freigabe- und Genehmigungsworkflows stellen sicher, dass nur geprüfte Stände in Umlauf kommen.
Sie sehen jederzeit, welcher Stand aktuell gültig ist – und können noch Jahre später belegen, welcher Plan zum Zeitpunkt der Ausführung freigegeben war. Genau diese Nachweisbarkeit entscheidet im Gewährleistungs- und Streitfall.
Rechnungsprüfung und Budget im Griff
Freigabe dort, wo das Projekt-Wissen sitzt.
Nachunternehmer-Rechnungen kann nur prüfen, wer die Leistung beurteilen kann – also die Bauleitung, nicht die Zentrale. Die digitale Bauakte leitet jede Rechnung über einen konfigurierbaren Prüf- und Freigabe-Workflow an die richtige Person, mit Rechnungsprüfbogen für Kürzungen und Vermerke. Das verkürzt Durchlaufzeiten und schützt Skonto-Fristen.
Gleichzeitig läuft die Budgetüberwachung im Hintergrund mit: Sie sehen pro Bauvorhaben, was beauftragt, geprüft und freigegeben ist – und wie sich das zum geplanten Budget verhält. Dabei bilden wir Ihre individuelle Freigabe-Hierarchie ab, nicht ein Schema von der Stange.
In der Praxis: Bei einem unserer Kunden im Korrosionsschutz läuft die komplette Eingangsrechnungs-Prüfung über dynamische Freigabe-Workflows auf Bauleiter-Ebene – exakt auf die Projektstruktur konfiguriert.
Mehr Referenzen aus der Baubranche auf der Branchenseite Bau ›
KI-Klassifikation und Power Tools
Die Belege, die wirklich Zeit fressen, erledigt das System.
Die aufwendigen Belege sind nicht die Verträge, die Sie selbst aufsetzen – es sind die hunderten Nachunternehmer-Rechnungen, Lieferscheine und Berichte, die einsortiert werden müssen. Unsere Tochter filehub klassifiziert eingehende Dokumente automatisch nach Typ, liest die relevanten Werte aus und ordnet sie dem richtigen Bauvorhaben zu – vorbereitet für Rechnungsprüfung und Buchhaltung. Ein lernendes System, kein Standard-OCR.
Dazu kommen unsere selbst entwickelten Power Tools für Amagno – Funktionen, die ein Standard-DMS nicht mitbringt:
Diese Tools haben wir selbst entwickelt – kein Wettbewerbs-Reseller bietet sie.
Revisionssicher und fristsicher
Was Sie dokumentieren, hält der Prüfung stand.
Die Bauakte als zentrale Ablage
Sie arbeiten weiter in Ihrer Bausoftware – die Akte liegt dahinter.
Die digitale Bauakte ersetzt Ihre Branchensoftware nicht, sie ergänzt sie. Amagno kann als zentrale Ablage hinter Ihren führenden Systemen dienen: Sie arbeiten gewohnt in Ihrer Bau- oder Buchhaltungssoftware und rufen die hinterlegten Dokumente im Hintergrund auf, ohne die Anwendung zu wechseln.
Unser Versprechen: Fehlt eine Standard-Schnittstelle, entwickeln wir sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Sehen Sie Ihr eigenes Bauvorhaben als digitale Bauakte – in 30 Minuten.
Bringen Sie ein Beispiel mit – einen Planstand, eine Nachunternehmer-Rechnung, ein Aufmaß – und wir zeigen Ihnen live, wie das in Amagno mit Ihren Strukturen aussehen würde.
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Häufige Fragen
FAQ
Eine digitale Bauakte bündelt alle Dokumente zu einem Bauvorhaben an einer zentralen Stelle – Pläne, Genehmigungen, Verträge, Aufmaße, Rechnungen, Baustellenfotos und Bautagebuch. Statt verteilter Ablagen arbeiten alle Beteiligten auf einem aktuellen Stand, im Büro wie auf der Baustelle. Wir setzen die digitale Bauakte mit dem deutschen DMS Amagno um, ergänzt um eigene Software für Sonderfälle.
Ja. Über Tablet oder Smartphone steht die komplette Projektakte auch unterwegs zur Verfügung – inklusive Plan-Viewer für CAD-Zeichnungen ohne Spezialsoftware. Mängel- und Schadensfotos sowie Bautagebuch und Abnahmeprotokolle lassen sich direkt von der Baustelle erfassen.
Nachunternehmer-Rechnungen werden über konfigurierbare Freigabe-Workflows an den projektverantwortlichen Bauleiter geleitet, der sie gegen die erbrachte Leistung prüft – mit Rechnungsprüfbogen für Kürzungen und mitlaufender Budgetüberwachung pro Bauvorhaben.
Nein. Sie ergänzt Ihre führende Bau- oder Buchhaltungssoftware. Amagno kann als zentrale Ablage dahinter dienen, sodass Sie in Ihrer gewohnten Anwendung arbeiten und Dokumente im Hintergrund aufrufen. Für gängige Systeme (BRZ, BauSU, GDI, Nevaris) gibt es Schnittstellen; fehlende entwickeln wir.
Ja. Die Archivierung erfolgt GoBD-konform und revisionssicher mit lückenloser Protokollierung. Aufbewahrungs- und Löschfristen sind pro Dokumentart hinterlegbar.
Die Investition setzt sich aus Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), dem Einrichtungs- und Schulungsaufwand für Ihre individuelle Konfiguration und optional der KI-Klassifikation durch filehub zusammen. Den konkreten Rahmen stimmen wir an Ihrem Bedarf ab – am schnellsten in einer kurzen Demo.
Für den vollen Branchenkontext – Pain Points, Referenzen, Einführung – zur Branchenseite Bau ›
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie Pläne, Baustellendoku und Nachunternehmer-Rechnungen in einer digitalen Bauakte zusammenlaufen – mit Ihren echten Prozessen, nicht mit Demo-Daten."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h