Geschäftsprozesse digitalisieren
Digitale Geschäftsprozesse: Schluss mit Medienbrüchen – dokumentenbasierte Abläufe durchgängig digital.
Die meisten Prozesse im Mittelstand scheitern nicht an der Idee, sondern am Medienbruch: Ein Vorgang startet digital, wird ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt, per Mail weitergereicht – und niemand weiß, wo er gerade steht. Wir digitalisieren Ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse durchgängig: mit dem deutschen DMS Amagno, unseren selbst entwickelten Power Tools und KI-gestützter Dokumentenverarbeitung durch unsere Tochter filehub GmbH.
Medienbrüche kosten
Der teuerste Prozess ist der, der zwischen den Systemen hängenbleibt.
Sie kennen das: Ein Antrag liegt zur Unterschrift, eine Rechnung wartet auf Freigabe, eine Information steckt in einer Mail, die nur eine Person gesehen hat. Jeder Medienbruch kostet Zeit, erzeugt Rückfragen und macht den Status intransparent. Beim Monatsabschluss oder im Audit beginnt die Suche.
Geschäftsprozesse zu digitalisieren heißt: aus verteilten, papier- und mailbasierten Abläufen einen durchgängigen, nachvollziehbaren Prozess machen – am Dokument, mit klaren Zuständigkeiten.
Prozessdigitalisierung statt PDF-Ablage
Nicht „PDF statt Papier", sondern durchgängige Abläufe.
Ein eingescanntes Dokument ist noch kein digitaler Prozess. Echte Digitalisierung verbindet Erfassung, Zuordnung, Prüfung, Freigabe und Archivierung zu einem durchgehenden Ablauf – ohne Ausdrucken, ohne manuelles Weiterreichen. Die Grundlage ist eine zentrale, strukturierte Ablage (DMS), auf der Workflows, Fristen und Rechte aufsetzen.
Den Freigabe- und Workflow-Motor dahinter zeigen wir im Workflow-Management ›
So gehen wir vor – in 4 Schritten
Erst verstehen, dann optimieren, dann digitalisieren.
Wir nehmen Ihre Abläufe und Medienbrüche auf – wo entsteht Papier, wo wird gewartet, wo gesucht.
Messbare Ziele je Prozess (z. B. „Freigabe in 24 Stunden statt 3 Tagen").
Wir verschlanken den Prozess, bevor er digital abgebildet wird – aus einem schlechten analogen Ablauf soll kein schneller schlechter digitaler werden.
Konfiguration in Amagno, Workflows, Schnittstellen, Schulung.
Platzhalter 4-Schritte-Strecke · SVG
IST → SOLL → Optimieren → Umsetzen
Prompt: Vier nummerierte Stationen IST → SOLL → Optimieren → Umsetzen, verbunden. Brand-Farben, Plus Jakarta Sans, deutsche Beschriftung.
Briefing für Design – vor Veröffentlichung ersetzen
KI nimmt die Fleißarbeit ab
Erfassen, klassifizieren, zuordnen – automatisch.
filehub, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, erkennt eingehende Dokumente, klassifiziert sie und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu – und kann den passenden Folgeprozess automatisch anstoßen. So beginnt ein Ablauf, ohne dass jemand sortiert oder Daten abtippt.
Typische Prozesse, die wir digitalisieren
Von der Eingangsrechnung bis zum Onboarding.
Eingangsrechnungen erfassen, prüfen, freigeben, buchen.
Digitale RechnungsverarbeitungFreigabe-Workflows, Kündigungs- und Verlängerungsfristen.
Digitales VertragsmanagementEintritt, Bescheinigungen, rollenbasiert geschützt.
Digitale PersonalakteZentrale Akte plus Freigabe- und Wiedervorlage-Workflows.
Digitale AktePosteingang & Dokumentenlenkung kombinieren die zentrale Akte mit Freigabe- und Wiedervorlage-Abläufen aus dem Workflow-Management ›
Eigene Softwareentwicklung: Power Tools
Was Standard-DMS nicht können, bauen wir.
Unsere selbst entwickelten Power Tools erweitern Amagno genau dort, wo Standardfunktionen aufhören – von der Referenz-Engine, die zusammengehörige Dokumente automatisch über Regeln verknüpft, über den NameChanger, der Dokumente sprechend für die eindeutige Zuordnung benennt, bis zu MultiCalc und Wert-Kopierfunktionen für Berechnungen und Datenübernahme in Prozessschritten:
Diese Tools haben wir selbst entwickelt – kein Wettbewerbs-Reseller bietet sie.
Integration
Prozesse, die Ihre Systeme einbeziehen.
Unsere Prozesse beziehen die Systeme ein, in denen Sie ohnehin arbeiten: DATEV für die belegbezogene Buchhaltung, ERP- und Warenwirtschaftssysteme für Vorgangsdaten und Outlook & Microsoft 365 für Aufgaben und Korrespondenz im gewohnten Posteingang.
Unser Versprechen: Fehlt eine Standard-Schnittstelle, entwickeln wir sie. Seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell.
Revisionssicherheit & Transparenz
Jeder Schritt nachvollziehbar – jeder Vorgang revisionssicher abgelegt.
Mehr zu den Begriffen – GoBD, Revisionssicherheit, Prozessautomatisierung – im DMS- & ECM-Glossar ›
Sehen Sie einen Ihrer Prozesse durchgängig digital – in 30 Minuten.
Bringen Sie einen typischen Ablauf mit – Rechnungsfreigabe, Antrag, Vertragsprozess – und wir zeigen Ihnen live, wie er in Amagno ohne Medienbruch läuft.
Live-Demo vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Häufige Fragen
FAQ
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wandelt analoge, papier- und mailbasierte Abläufe in durchgängige digitale Workflows um – mit zentraler Dokumentenablage, automatischer Zuordnung, digitaler Freigabe und revisionssicherer Archivierung. Ziel sind kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und Transparenz.
Nein. Ein PDF statt Papier ist noch kein digitaler Prozess. Entscheidend ist, dass Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung ohne Medienbruch zusammenhängen.
IST-Analyse der Abläufe, SOLL-Definition mit messbaren Zielen, Optimierung des Prozesses und anschließende Umsetzung/Automatisierung im DMS – inklusive Schnittstellen und Schulung.
Meist dokumentenintensive, wiederkehrende Abläufe mit Fristen: Rechnungseingang, Vertrags- und Personalprozesse, Posteingang und Freigaben.
Ja. Jeder Schritt wird protokolliert, abgeschlossene Vorgänge werden revisionssicher und GoBD-konform archiviert.
Die Investition setzt sich aus Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), dem Einrichtungs- und Schulungsaufwand und optional der KI-Klassifikation durch filehub zusammen. Den Rahmen stimmen wir an Umfang und Schnittstellen ab.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten live, wie einer Ihrer Abläufe in Amagno ohne Medienbruch durchläuft – mit Ihrem echten Prozess."
Oder schreiben Sie uns: info@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h